コンサート前、LINEの問い合わせが半分以下になったシンプルな仕組み
コンサート会場で、隣になったあなたのお店の人と話していたら、ふと「どうやって少人数で回してるの？」って聞かれたね。うちもね、この前まで本当に大変だったんだよ。特にイベント前は、問い合わせ対応でパンクしそうになってさ。
でも最近、お客さんからのLINEの問い合わせ対応がすごく楽になったんだ。LINE公式アカウントにちょっとした仕組みを入れただけで、劇的に変わったんだよね。うちみたいに、お店やイベントを少人数で回している人なら、きっと同じような悩みがあるんじゃないかな。だから、うちが実際にやってみてうまくいった話をしてみるね。
困っていたのは、毎日同じ質問に答えることだった
私たち「風と旅」は、二人で音楽活動をしている。ライブやイベントの企画、会場の手配、告知から当日の運営まで、全部自分たちでやっているんだ。ありがたいことに、LINE公式アカウントでたくさんのお客さんとつながっている。
でも、これがイベント前になると大変だった。 「次のコンサート、まだ予約できますか？」 「駐車場はありますか？」 「子連れでも大丈夫ですか？」 「開場時間は何時ですか？」 「当日券は出ますか？」
こんな質問が、イベントの告知を出すたびに、怒涛のように押し寄せてくる。ひとつひとつ手で返信していると、それだけで一日が終わってしまうこともあった。特に移動中やリハーサル中は返信できないから、お客様を待たせてしまう。「返信が遅い」って思われたらどうしよう、と焦る気持ちもあった。
「どうせ同じ質問ばかりなのに……」って、正直、徒労感を感じていたんだ。クリエイティブな活動に集中したいのに、事務作業に追われている現実に、ちょっと疲れてしまっていた。
うちがやったのは、LINEの「応答」をちょっと賢くしただけ
この状況をどうにかしたくて、色々な方法を調べたんだ。複雑な予約システムを導入したり、専用のアプリを作ったり……そんな大掛かりなことは、うちのような小さなユニットには無理だ。時間もないし、費用もかけられない。
そこで行き着いたのが、LINE公式アカウントの機能を少しだけ拡張する方法だった。うちがやったことは、本当にシンプルだよ。
ステップ1：よくある質問と答えをリストアップする
まずは、過去のLINEのやり取りや、よく聞かれる質問を全部洗い出した。スプレッドシートでもメモ帳でもいい。 「予約できますか？」→「はい、まだ予約可能です。こちらのリンクからご予約いただけます：[予約フォームURL]」 「駐車場は？」→「会場には専用駐車場がございません。近隣のコインパーキングをご利用ください。」 「開場時間は？」→「開場は開演の30分前です。」 といった具合に、質問とそれに対する模範解答をセットでまとめた。 このとき、「予約」という言葉だけでなく、「チケット」「空いてますか」「席」といった、お客様が使いそうな言い換えのパターンもいくつか考えておくと、より効果的だと気づいた。
ステップ2：チャットボットツールに登録する
次に、そのリストをチャットボットツールに登録した。最初は「難しそう」って思っていたんだけど、実際はすごく簡単だった。ツールの設定画面で、ステップ1で作った質問と答えをポチポチと入力していくだけ。「こんな質問が来たら、この答えを返してね」と、そのツールに教えてあげる感じ。多少言葉が変わっても質問の意図を汲んでくれる、ちょっと賢い仕組みが入っていた。特別な知識は何も要らなかったよ。
ステップ3：LINE公式アカウントと連携する
最後に、LINE公式アカウントの管理画面から、そのチャットボットツールと連携設定をした。ツール側が発行してくれる「Webhook URL」というアドレスを、LINE公式アカウントの設定ページに貼り付けるだけ。それだけで、LINEに届いたメッセージが自動的にそのツールに転送され、答えが返ってくるようになる。
ここまで3ステップ、かかったのは半日もなかった。
やってみてどうだったか
導入してから最初のイベントで、変化ははっきり出た。「予約できますか？」「駐車場は？」「開場時間は？」――これまであれほど届いていた問い合わせが、ぐっと減っていたんだ。来ていた問い合わせも、チャットボットがちゃんと答えていて、私たちが返信しなくて済んでいた。
完璧ではないよ。「○月○日の公演に2名で予約したいのですが空いていますか？」みたいな込み入った内容は、ボットも「こちらの予約フォームからどうぞ」と誘導するだけ。最終的な予約の確定はフォームで受け付ける形にした。ここは意図的に線を引いた。「答えるだけ」の一次対応はボットに任せ、取り消せない「予約の確定」は人が受けるフォームに残す。自動化してこわいのは後者だから、そこだけ手元に置く。でもそれで十分だった。リハーサル中でも、移動中でも、ボットが一次対応してくれているから、焦って返信しなくていい。
そして気づいたのは、「同じ質問に何度も答えること」が、思っていた以上にストレスだったということ。それがなくなっただけで、イベント前の気持ちがずいぶん楽になった。
うちでもできるかも、と思ったなら
音楽ユニットだからできる、とか、IT慣れしてるからできる、とかじゃないと思う。質問をリスト化して、ツールに登録して、LINEと繋ぐ。それだけだから。お店でも教室でも、LINEで問い合わせを受けているなら、同じことができるんじゃないかな。
「予約はフォームでお願いします」という1行の自動返信でも、それだけで毎回手で打つ手間が省ける。大がかりに考えなくていいと思う。できるところから、一つだけ自動にしてみる。うちはそこから始めた。