イベントチラシのQRコード、電話予約の「その先」を少しだけ見せた

イベントのチラシを作るとき、予約方法はどうしているだろうか。

電話番号を大きく載せて「お電話ください」と書く。 あるいは、ウェブサイトのURLを載せて「こちらから」と案内する。

どちらもよくある方法だが、小さな現場では少しだけ困ったことが起きる。

電話予約の場合、お店の人が電話に出て、メモを取って、あとで手書きの台帳に書き写す。忙しい時間だと手が止まってしまう。 ウェブサイトの場合、URLを打ち込むのが少し面倒で、結局電話に戻ってしまうお客さんもいる。

「これ、もう少しスムーズにならないか」

自分たちでイベントを企画したとき、そんなことを感じた。そこで試してみたのが、チラシに載せるQRコードから、直接予約フォームに繋げる仕組みだ。

Before：チラシと予約システムが、少しだけ離れていた

あるカフェでイベントを企画したとき、手書きのチラシを作ってお店に置いた。

そこにはイベントの内容と、予約用の電話番号が書いてあった。お客さんはそれを見て、電話をかけてくれる。お店の人は電話に出て、日時と人数と名前を聞き、メモ帳に書きつける。

「〇月〇日、〇時、〇名様、〇〇様」

イベントが近づくと、予約の電話が増える。接客中や調理中に電話が鳴ると、少し焦る。メモを取るにも手が離せない。

夜、お店が閉まってから、そのメモを改めて予約台帳に書き写す。書き写し間違いがないか、ダブルチェックも必要だ。

予約フォームも用意していたが、チラシに載せたURLを見て、わざわざスマホで打ち込む人は少なかった。結局、多くは電話予約になった。紙のチラシとデジタルな予約システムの間には、少しだけ距離があった。

After：QRコードひとつで、予約が台帳に並ぶ

そこで、チラシに載せるQRコードを工夫してみた。

イベント情報を入力すると、その情報に紐づいた予約フォームが自動で生成され、さらにその予約フォームへのQRコードが自動で作成される仕組みだ。

[画面:flyer-maker] （イメージ：イベント名、日時、場所などを入力する画面。プレビューにQRコードと予約フォームのURLが表示されている）

このQRコードをチラシに印刷して配る。

お客さんがチラシを見つけて、スマホでQRコードを読み込む。すると、イベント専用の予約フォームが自動で開く。

[画面:booking-form] （イメージ：イベント名と日時がすでに表示された予約フォーム。人数、名前、連絡先を入力する欄がある）

お客さんは、必要な情報を入力して送信するだけ。

お店の人は、電話に出る必要がない。手書きのメモもいらない。お客さんが入力した予約情報は、自動で予約台帳に並ぶ。

[画面:reservation-list] （イメージ：日付順にイベント予約がリスト表示された画面。イベント名、予約者名、人数、連絡先が一覧できる）

これで、電話対応の負担が減り、手書きによる転記ミスもなくなる。予約台帳はリアルタイムで更新されるため、いつでも最新の予約状況を確認できる。

「電話予約の安心感」と「スマホ予約の手軽さ」を繋ぐ

「電話予約のほうが安心する」というお客さんもいる。その気持ちはよくわかる。でも、お店の側からすると、電話対応の手間は決して小さくない。

この仕組みは、電話予約の「その先」を少しだけ見せるようなものだった。

チラシは配る。これは変わらない。紙で手に取れる安心感は大きい。 でも、予約の入り口は電話番号ではなく、QRコードにする。

お客さんはQRコードを読み込むだけ。わざわざURLを打ち込む手間もない。 電話予約と同じくらい手軽に、スマホで予約を完結できる。

お店側は、電話対応に追われることなく、接客や準備に集中できる。予約情報は自動でデジタル台帳にまとまるので、集計や確認も簡単だ。

これは「大きなシステム導入」ではない。

チラシという紙媒体と、スマホというデジタルデバイスの間にある、小さな「橋渡し」を作っただけだ。

似たような状況なら、試してみる価値はある

「うちもチラシは配るけど、予約はいつも電話頼みになっている」 「イベントのたびに、手書きのメモと台帳の転記作業に追われている」

もし、そんな状況に心当たりがあるなら、このQRコードを使った予約の仕組みは、試してみる価値があるかもしれない。

いきなり全部を変えなくていい。 いつものチラシに、QRコードをひとつ加えるだけ。

それだけで、お客さんの予約の手間が減り、お店の人の負担も軽くなる。

小さな工夫が、日々の業務を少しだけ楽にしてくれる。そんな発見だった。 ---