イベント告知文、毎回ゼロから書くのをやめた

小さなお店やイベントを回していると、手が回らない作業がたくさんある。その一つが「イベント告知文」ではないだろうか。

新しいイベントが決まるたびに、開催日時、内容、出演者、場所、予約方法などを整理して、魅力的な文章にまとめる。毎回ゼロから考えるのは、集中力も時間も使う。後回しにしてしまい、告知が遅れる原因になることも少なくない。

自分たちも、イベントの告知文作成に時間がかかっていた。そこで、「この部分を自動化できないか」と考えて、ある仕組みを試してみた。

告知文作成、何に困っていたか

イベントの告知文は、ただ情報を並べるだけでは読まれない。楽しさや魅力を伝えつつ、必要な情報を過不足なく記載する必要がある。

特に、以下のような点が負担になっていた。

• 毎回ゼロから考える手間: イベントごとに内容が違うため、テンプレートがあっても細かい言い回しや構成を考えるのに時間がかかる。
• 文章のトーン調整: ターゲット層に合わせたトーンや言葉遣いを、毎回意識して調整する。
• 後回しになりがち: 本業や現場作業が忙しいと、どうしても告知文作成は後回しになり、直前になって慌てて書くことになる。
• 文章が苦手な人には重い: 複数人で運営している場合、文章作成が得意な人に負担が集中しやすい。

こうした状況を改善するため、「告知文の叩き台を自動で作れないか」というアイデアが生まれた。

実際にどうしたか：日時と内容を渡すだけ

自分たちが試したのは、ごくシンプルな仕組みだ。

1. 必要な情報の入力: イベント名、日時、場所、主な内容、出演者など、告知に必要な基本情報を入力する。
2. AIが下書きを生成: 入力された情報をもとに、AIが告知文の「叩き台」を生成する。
3. 人間が手直し: 生成された文章を読み、トーンや固有名詞、細かなニュアンスを数語だけ手直しして確定する。

使ったのは、GeminiというAIの文章生成能力だ。社内で使っているツールに組み込み、「うどんカフェのキャッチコピー生成」や「concert-aiの文面生成」といった形で、必要な情報を入力するとAIが告知文の下書きを返すようにした。

これにより、人間は「白紙から文章を組み立てる」という一番重い部分から解放される。

使ってみてどう変わったか

この仕組みを導入してから、いくつか良い変化があった。

1. 告知までの時間が劇的に短縮された

一番大きな変化は、告知文作成にかかる時間が大幅に短くなったことだ。以前は数時間かかっていたり、数日寝かせてしまったりすることもあったが、今では数分から数十分で完了する。

AIが生成した下書きは、そのまま使えるレベルではないこともある。しかし、骨子ができているため、修正箇所は明確だ。表現を少し変えたり、お店独自の情報を追記したりするだけで、すぐに公開できる状態になる。

2. 告知の質が安定した

文章作成が得意な人が常に担当できるわけではない。日によって担当者が変わると、告知文のトーンや質にばらつきが出ることがあった。

AIが叩き台を作ることで、最低限の品質が保証されるようになった。どんな人が担当しても、一定レベルの告知文が素早く作れるため、全体的な告知の質が安定した。

3. 他の作業に集中できるようになった

告知文作成にかかっていた時間や精神的な負担が減ったことで、他の重要な作業に集中できるようになった。例えば、イベントの企画内容をさらに充実させたり、現場の準備に時間をかけたりと、本来力を入れたい部分にリソースを回せるようになった。

これは特に、少人数で運営している現場にとって大きなメリットだ。一人ひとりの負担が減り、チーム全体の生産性が向上した。

似たような状況なら試す価値はある

「毎回、告知文をゼロから書くのがつらい」「告知がいつも後回しになってしまう」という状況なら、この仕組みは試してみる価値がある。

複雑なシステムを導入する必要はない。GeminiのようなAIの文章生成機能を、普段使っているチャットツールや簡単な入力フォームと連携させるだけでも十分効果は得られるだろう。

大事なのは、AIに「全部やらせる」のではなく、「叩き台を作らせる」ことだ。最終的な調整や判断は人間が行うことで、効率と品質の両立が可能になる。白紙から悩む時間が消えるだけでも、日々の運営はかなり楽になるはずだ。